Pour être acceptée, la note de frais du dirigeant d’entreprise doit être établie selon des règles précises. Dans cet article, nous évoquerons la définition et l’intérêt de la note de frais, ses conditions de remboursement, les différents types de frais concernés ainsi que ses mentions obligatoires et son cadre juridique. Découvrez tout sur le traitement des notes de frais.
Note de frais : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
Il s’agit d’un document papier ou électronique établi afin de recevoir un remboursement de la part de son employeur, suite à des achats réalisés dans le cadre professionnel. Le salarié et le chef d’entreprise peuvent en établir. La note de frais du dirigeant non salarié est également possible.
Quelles conditions pour le remboursement des notes de frais ?
Les dépenses professionnelles qui ouvrent droit à l’établissement d’une note de frais peuvent être de différents types.
Quels sont les trois différents types de frais ?
On retrouve les frais de déplacement, d’hébergement, de restauration et les autres types.
🍽️ Les frais de restauration
Deux mentions sont obligatoires sur le justificatif de la note de frais : la raison de l’invitation et le nom de tous les invités.
🛌 Les frais d’hébergement
Pour être remboursés, ces frais doivent absolument répondre à l’une de deux conditions suivantes :
Vous habitez trop loin du lieu d’hébergement. Une distance minimale de 50 km doit être respectée.
Le trajet pour y accéder en transports en commun est trop long : au moins 1h30.
🛞 Les indemnités kilométriques
Il est possible d’en bénéficier si vous utilisez votre voiture personnelle dans le cadre de votre travail. Il vous faudra cependant préciser sur la note de frais plusieurs éléments :
- Pourquoi avez-vous effectué ce déplacement ?
- Où cette mission a-t-elle eu lieu ?
- Combien de km ont-ils été nécessaires ?
Quelle est la puissance de votre véhicule ? Pour la prouver, vous devrez en joindre la carte grise.
Sont concernés par les indemnités kilométriques l’essence, l’entretien et l’usure de la voiture ainsi que l’assurance. Les trajets effectués entre le lieu de votre domicile et de votre travail ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais.
À quoi faut-il faire attention ?
Afin que votre note de frais soit recevable et que vous puissiez ainsi bénéficier d’un remboursement, il est important de respecter plusieurs éléments.
⚠️ Peut-on mettre tous les achats que l’on souhaite ?
Toutes les dépenses ne peuvent pas faire l’objet d’une note de frais, seulement celles qui ont faites par avance à votre entreprise. Les achats en votre nom propre ne sont pas concernés.
⚠️ Faut-il déclarer ses dépenses en une seule ligne ou les détailler ?
Chacun de vos achats doit impérativement être détaillé. Vous devrez donc leur consacrer une ligne à chaque fois sur votre note de frais. Bien que fastidieuse, cette règle est essentielle. En effet, toutes les personnes les examinant, qu’il s’agisse d’un comptable ou d’un inspecteur, doivent comprendre aisément l’objet de vos achats.
⚠️ Un justificatif est-il nécessaire à chaque fois ?
Vous devrez présenter un justificatif pour chacun de vos achats. Si vous n’en joignez pas à votre note de frais, vous ne pourrez espérer aucun remboursement de la part de l’entreprise. De plus, cette négligence vous expose à des sanctions importantes en cas de vérification par un inspecteur.
⚠️ Quelles informations doivent être détaillées ?
La date de la dépense doit toujours être indiquée, de même que le lieu. Son motif et son montant sont également des mentions obligatoires de la note de frais.
⚠️ Quels sont les barèmes de remboursement ?
Les barèmes de remboursement sont actualisés chaque année par l’URSSAF. Les dirigeants assimilés salariés sont cependant exclus des barèmes de frais forfaitaires.
⚖️ Le cadre juridique des notes de frais
Chaque dépense remboursée doit être comptabilisée et justifiée. Pour éviter toute erreur, il est possible de s’équiper d’un logiciel pour simplifier la gestion des frais professionnels des salariés.
Quelles sont les fraudes les plus fréquentes ?
Les fraudes aux notes de frais sont un véritable fléau qui touche 15 % des sociétés. Les salariés peuvent mentir à plusieurs niveaux :
- En faisant croire que des achats personnels sont professionnels ;
- En fournissant des factures factices ;
- En augmentant le montant réel de la dépense, etc.
Pourquoi privilégier un outil de gestion des notes de frais ?
Plusieurs méthodes de remboursement peuvent être utilisées par l’entreprise :
Le remboursement au réel
Dans ce cas, le salarié avance les frais au nom de l’entreprise, puis les soumet à celle-ci par le biais d’une note de frais accompagnée d’un justificatif. Ce processus s’avère à la fois pénible et long, donc coûteux pour la société. De plus, la perte de ses justificatifs est récurrente de la part des salariés ou du dirigeant.
Le remboursement au forfait
Le remboursement est toujours le même, fixé par un barème de l’URSSAF et parfois difficile à comprendre. Comme évoqué ci-dessus, les fraudes y sont récurrentes.
Ces deux solutions présentent donc de véritables limites. Pour palier cela, utiliser un logiciel pour simplifier la gestion des frais professionnels des salariés est très pertinent et présente un réel gain de temps. Ce dernier est alors consacré au cœur de métier de l’entreprise. Il permet, en outre, la dématérialisation totale des notes de frais : fournir des justificatifs n’est plus nécessaire. Avec l’utilisation de cartes de paiement connectées, les salariés et le chef d’entreprise sont autonomes, mais tout est suivi et contrôlé en temps réel.
