Le SIRH (Sytème d’information de ressources humaines), ou HRIS en anglais (Human Resources Information Systems), regroupe les logiciels permettant la gestion des différentes fonctions des ressources humaines. Créé il y a une dizaine d’années et en plein essor, il peut être utilisé dans tout type d’entreprise pour gagner en productivité. Dans cet article, son fonctionnement, les différents types de logiciel possibles et le lieu de stockage des données seront abordés. De nombreux conseils vous seront ensuite délivrés afin de choisir au mieux votre logiciel SIRH.
Qu’est-ce que le SIRH ?
Grâce à un logiciel SIRH, il est possible de réaliser de nombreuses tâches, qu’il s’agisse de la paie, du recrutement ou encore de la gestion de carrière. Leur automatisation permet un véritable gain de productivité, donc une meilleure gestion des coûts.
Comment fonctionnent les logiciels SIRH ?
L’ensemble des collaborateurs peuvent accéder au logiciel par le biais d’une unique plateforme, via l’intranet ou le web. Pour réaliser certaines fonctions, il est possible d’utiliser un système embarqué. À cet effet, ce dernier suit les recommandations présentes dans un cahier des charges établi au préalable. Cette automatisation est notamment possible pour la gestion administrative et celle des congés. Elle est cependant plus difficile en ce qui concerne la paie. Différents métiers liés à ces logiciels ont fait leur apparition (chef de projet SIRH ou chargé d’étude de données SIRH). En 2013, 10 % des créations de poste chez les cadres étaient liées aux SIRH.
Quels sont les différents types de SIRH ?
Il est possible de choisir parmi deux types de SIRH :
- Le logiciel isolé peut être privilégié en souscrivant à une licence d’utilisation classique pour y accéder. Pour convenir à l’entreprise acheteuse, sa configuration est cependant obligatoire, tout comme la gestion de sa maintenance et du stockage des données.
- L’autre option est un logiciel SAAS (Service As A Software). Son paiement est fixe, déterminé au préalable et concerne uniquement la consommation du logiciel. Son installation est rapide et ses mises à jour sont régulières.
Qu’en est-il du stockage des données ?
Une fois le logiciel SAAS acheté, la question du stockage des données se pose. Il existe deux solutions :
- L’information peut être hébergée sur le Cloud. Elle est alors stockée en ligne, quelle que soit sa quantité. Cette solution est la moins coûteuse. Elle peut s’avérer très pratique pour les entreprises internationales : les données sont ainsi accessibles partout dans le monde, sur une même plateforme.
- L’entreprise peut faire le choix d’un système hébergé. Il correspond au stockage des données sur son propre serveur, lequel peut être loué ou acheté. 58 % des sociétés privilégient ce type de stockage en raison de son côté plus rassurant et par crainte du hacking.
Comment choisir un SIRH ?
Un logiciel de recrutement SIRH présente bien de nombreux avantages. Il est cependant essentiel de bien le choisir afin de profiter pleinement de ses bénéfices.
Déterminer les besoins de l’entreprise au préalable
Avant toute prise de décision, prendre conscience des véritables besoins de son entreprise est important. Il convient de se poser plusieurs questions, telles le nombre de personnes qui devront se connecter simultanément ou encore la manière dont vous souhaitez intégrer le logiciel au sein de l’entreprise. Un budget doit, en outre, être déterminé. Une fois ces deux éléments clarifiés, vous pourrez alors réaliser une présélection des logiciels potentiellement capables de répondre à vos attentes.
Une utilisation intuitive et rapide
Il doit impérativement être à la fois rapide et facile d’utilisation. Cela générera un gain de temps lors de l’exécution de certaines tâches monotones et répétitives permettant ainsi aux employés de se consacrer plus amplement aux missions représentant leur cœur de métier.
Un logiciel compatible
Le logiciel SIRH choisi devra également être compatible avec ceux que vous utilisez déjà. Il est essentiel d’avoir une seule base de données pour le côté pratique, mais aussi pour limiter le nombre d’erreurs lors de la saisie des informations.
Des mises à jour régulières
L’éditeur du logiciel doit, en outre, proposer des mises à jour régulières et respecter scrupuleusement l’évolution des lois en vigueur. Si tel n’était pas le cas, vos documents risqueraient de ne pas être conformes juridiquement.
Le respect de la RGPD
Le respect de la RGPD (Réglementation générale sur la protection des données) doit vous être assuré. N’hésitez donc pas à demander des garanties à ce sujet. Assurez-vous également que les serveurs proposés pour le stockage de vos données sont fiables. Leur hébergement en France est, par ailleurs, conseillé.
Un logiciel SIRH adapté à vos besoins vous permettra de gagner en productivité, donc en performance. Toujours dans cette optique de gain de temps, les applications intelligentes (Insight Apps) sont en plein développement. Basées sur des algorithmes, leur objectif est d’aider les gestionnaires à prendre des décisions, notamment à l’occasion du recrutement d’un candidat.
Et vous, utilisez-vous un logiciel SIRH au sein de votre entreprise ? En êtes-vous satisfait ? N’hésitez à effectuer un retour d’expérience dans les commentaires ci-dessous !
